AI może przyspieszyć wiele codziennych zadań, ale sposób korzystania z niej powinien być traktowany tak samo poważnie jak korzystanie z poczty, chmury czy zewnętrznych aplikacji SaaS. Pracownik, który wkleja do narzędzia AI umowę, dane klienta, fragment bazy danych lub konfigurację systemu, przekazuje te informacje do kolejnego systemu informatycznego.
Nie oznacza to, że firma powinna automatycznie blokować wszystkie narzędzia generatywnej AI. Znacznie skuteczniejsze jest określenie, które rozwiązania są dopuszczone, jakie dane można w nich przetwarzać i jakie zabezpieczenia muszą zostać wdrożone.
AI w firmie jest już elementem bezpieczeństwa danych
Jeszcze niedawno dostęp do generatywnej AI był traktowany przede wszystkim jako dodatkowe narzędzie zwiększające produktywność. Obecnie może być wykorzystywany przez pracowników między innymi do przygotowywania korespondencji, streszczania dokumentów, tłumaczeń, analizy danych, tworzenia prezentacji czy wspomagania programowania.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa najważniejsze pytanie nie brzmi jednak: „czy pracownicy używają AI?”, ale:
jakich narzędzi używają i jakie informacje do nich przekazują?
OWASP w zestawieniu zagrożeń dla aplikacji wykorzystujących duże modele językowe wskazuje między innymi na ryzyko ujawnienia informacji wrażliwych. Mogą to być dane osobowe, informacje finansowe, dokumenty prawne, dane biznesowe czy dane uwierzytelniające. (OWASP Gen AI Security Project)
Dlatego bezpieczeństwo AI w firmie powinno być częścią szerszej polityki ochrony informacji, a nie osobnym problemem pozostawionym wyłącznie użytkownikom.
Jakie dane nie powinny trafiać do przypadkowego narzędzia AI?
Najprostszą zasadą jest traktowanie publicznych i niezatwierdzonych przez firmę usług AI podobnie jak innych zewnętrznych usług internetowych.
Pracownik nie powinien samodzielnie decydować o przekazywaniu do nich informacji takich jak:
- hasła, klucze API, tokeny i dane dostępowe,
- dane osobowe klientów i pracowników,
- pełne umowy oraz dokumentacja prawna,
- niepubliczne dane finansowe,
- konfiguracje infrastruktury i zabezpieczeń,
- kopie baz danych,
- fragmenty kodu zawierające dane uwierzytelniające lub informacje poufne,
- dokumentacja techniczna objęta tajemnicą przedsiębiorstwa,
- informacje handlowe i strategiczne, których firma nie chce ujawniać poza organizacją.
Nie chodzi przy tym o samo słowo „AI”. Znaczenie mają regulamin konkretnej usługi, model licencjonowania, sposób przetwarzania danych, ustawienia administracyjne oraz zawarta z dostawcą umowa.
Darmowe konto pracownika i firmowa usługa AI to nie zawsze to samo
To jedno z najważniejszych rozróżnień.
Pracownik może korzystać z narzędzia AI na prywatnym koncie albo z rozwiązania udostępnionego i zarządzanego przez organizację. Warunki ochrony informacji mogą się między tymi wariantami istotnie różnić.
Przykładowo Microsoft deklaruje, że w Microsoft 365 Copilot Chat objętym Enterprise Data Protection prompty, odpowiedzi oraz dane pobierane przez Microsoft Graph nie są wykorzystywane do trenowania modeli bazowych. Usługa respektuje również istniejące uprawnienia użytkowników oraz wybrane mechanizmy bezpieczeństwa i zgodności Microsoft 365. (Wsparcie Microsoftu)
Podobne zobowiązania dotyczące środowiska biznesowego publikuje Google. W przypadku Google Workspace z Gemini dane klienta nie są bez jego zgody wykorzystywane do trenowania modeli generatywnej AI, a istniejące mechanizmy ochrony Workspace mogą być stosowane również w środowisku Gemini. (Google Workspace Help)
Nie oznacza to jednak, że każde narzędzie AI jest automatycznie bezpieczne. Przed jego dopuszczeniem firma powinna zweryfikować konkretną usługę, plan, licencję, ustawienia oraz zasady przetwarzania danych.
Jeżeli organizacja korzysta już z usług chmurowych, dobrym punktem wyjścia może być uporządkowane wdrożenie Microsoft 365 lub Google Workspace wraz z konfiguracją kont, uprawnień i mechanizmów ochrony danych.
Shadow AI — gdy firma nie wie, z czego korzystają pracownicy
Podobnie jak w przypadku Shadow IT, problem pojawia się wtedy, gdy użytkownicy samodzielnie wybierają aplikacje poza kontrolą działu IT.
Pracownik znajduje stronę oferującą „AI do analizy PDF”, zakłada konto i przesyła raport klienta. Inny instaluje rozszerzenie przeglądarki podsumowujące strony internetowe. Kolejna osoba korzysta z prywatnego konta w popularnym chatbotcie do przygotowania odpowiedzi na reklamację.
Każde z tych działań może wyglądać niewinnie. Firma może jednak nie wiedzieć:
- gdzie przesyłane są dokumenty,
- jak długo są przechowywane,
- kto może mieć do nich dostęp,
- do czego dostawca wykorzystuje dane,
- jakie integracje posiada aplikacja,
- czy użytkownik po odejściu z firmy nadal zachowa dostęp do historii i plików.
Całkowity zakaz korzystania z AI nie usuwa automatycznie tego problemu. Może jedynie przenieść korzystanie z takich narzędzi poza oficjalne procesy.
Bezpieczeństwo AI w firmie zaczyna się od prostych zasad
Firma nie potrzebuje od razu kilkudziesięciostronicowej polityki. Na początku ważniejsze jest stworzenie krótkich i zrozumiałych reguł.
1. Ustal listę dopuszczonych narzędzi
Pracownik powinien wiedzieć, z jakich usług AI może korzystać służbowo.
Dopuszczone rozwiązania warto wcześniej zweryfikować pod kątem bezpieczeństwa, prywatności, sposobu logowania, możliwości administracyjnych i warunków przetwarzania danych.
2. Określ, czego nie wolno wprowadzać do AI
Lista zabronionych kategorii danych powinna być krótka i konkretna.
Zamiast ogólnego „nie wprowadzaj danych poufnych” lepiej wskazać przykłady: hasła, dane klientów, dane kadrowe, klucze API, umowy, niepubliczne wyniki finansowe czy konfiguracje zabezpieczeń.
3. Oddziel konta prywatne od firmowych
Jeżeli organizacja dopuszcza konkretną usługę AI, pracownicy powinni korzystać z niej za pomocą zarządzanych kont służbowych, jeśli dostawca oferuje taki wariant.
Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których dane firmowe pozostają na prywatnym koncie pracownika.
4. Włącz MFA i uporządkuj uprawnienia
AI nie zmienia podstawowych zasad cyberbezpieczeństwa.
Konta nadal powinny być zabezpieczone uwierzytelnianiem wieloskładnikowym, a użytkownicy powinni mieć dostęp wyłącznie do informacji potrzebnych w pracy.
Ma to szczególne znaczenie w rozwiązaniach AI zintegrowanych z pocztą, dokumentami i zasobami chmurowymi. Microsoft wskazuje, że Copilot respektuje istniejące uprawnienia Microsoft 365. Oznacza to również, że wcześniej nadane zbyt szerokie uprawnienia mogą zwiększać zakres informacji dostępnych użytkownikowi za pośrednictwem AI. (Wsparcie Microsoftu)
5. Zweryfikuj obecne zabezpieczenia
Wdrożenie AI jest dobrym momentem na sprawdzenie, czy firma wie, gdzie znajdują się jej najważniejsze dane, kto ma do nich dostęp oraz czy działają podstawowe mechanizmy ochrony.
Pomóc może w tym audyt IT, obejmujący analizę infrastruktury, kont, uprawnień i potencjalnych ryzyk.
Sam prompt również może być źródłem problemu
Użytkownik może zakładać, że skoro zadaje chatbotowi tylko pytanie, nie przekazuje żadnych danych. W praktyce prompt często zawiera znacznie więcej informacji.
Przykład:
„Napisz odpowiedź dla klienta Jana Kowalskiego z firmy XYZ. Ma zaległość 48 000 zł, a w załączonej umowie znajdziesz warunki rozliczenia.”
Takie polecenie zawiera już konkretne informacje biznesowe, a po dołączeniu dokumentu zakres przekazywanych danych dodatkowo rośnie.
Bezpieczniejszym rozwiązaniem może być anonimizacja:
„Przygotuj profesjonalny wzór wiadomości do klienta dotyczący zaległej płatności. Nie używaj nazw, kwot ani danych identyfikujących.”
Następnie właściwe informacje można uzupełnić już poza narzędziem AI.
AI nie powinno otrzymywać większego dostępu niż pracownik
To szczególnie istotne przy integracji modeli AI z pocztą, dyskami sieciowymi, CRM, bazami wiedzy i innymi systemami.
Jeżeli pracownik ma dostęp do katalogów, których faktycznie nie potrzebuje, narzędzie wykorzystujące jego kontekst może ułatwić odnalezienie informacji, które wcześniej były trudniejsze do wyszukania.
Dlatego przed szerszym wdrożeniem AI warto przeprowadzić przegląd:
- grup i ról użytkowników,
- współdzielonych katalogów,
- uprawnień do dokumentów,
- nieaktywnych kont,
- publicznych i anonimowych linków,
- dostępu aplikacji zewnętrznych,
- kont administratorów.
Jest to część szerszego podejścia do bezpieczeństwa sieci firmowej i infrastruktury IT.
Przykłady dla firm
Biuro rachunkowe
Pracownik chce wykorzystać AI do przygotowania szablonu wiadomości dla klienta. Nie musi przekazywać danych konkretnej firmy, numerów dokumentów ani kwot. Może wygenerować neutralny wzór, a dane uzupełnić później.
Firma handlowa
Handlowiec chce podsumować długą ofertę od dostawcy. Zamiast wysyłać dokument do przypadkowego serwisu AI, powinien skorzystać z narzędzia zaakceptowanego przez organizację i działającego zgodnie z przyjętymi zasadami przetwarzania danych.
Firma IT
Administrator prosi model o pomoc w analizie błędu. Przed wklejeniem logów powinien sprawdzić, czy nie zawierają one adresów, nazw użytkowników, tokenów sesji, kluczy API lub innych informacji pozwalających uzyskać dostęp do systemu.
Wnioski
Największym problemem nie jest samo wykorzystanie sztucznej inteligencji, ale korzystanie z niej bez ustalonych zasad.
Firma powinna wiedzieć, jakie narzędzia AI są wykorzystywane, jakie dane mogą do nich trafiać i jakie mechanizmy ochrony oferuje konkretny dostawca. Równie istotne są tradycyjne zabezpieczenia: kontrola dostępu, MFA, aktualne konta użytkowników, odpowiednie uprawnienia i klasyfikacja informacji.
Warto też okresowo weryfikować listę dopuszczonych usług. Rynek AI zmienia się szybko, podobnie jak funkcje, integracje oraz warunki oferowane przez dostawców.
Podsumowanie
Bezpieczeństwo AI w firmie nie wymaga automatycznego blokowania wszystkich nowych narzędzi. Wymaga natomiast kontroli nad tym, gdzie trafiają dane firmowe.
Najbezpieczniejszy model to połączenie zatwierdzonych narzędzi, zarządzanych kont służbowych, jasnych zasad dotyczących danych, właściwych uprawnień oraz świadomości użytkowników.
AI może pozostać praktycznym narzędziem pracy. Firma musi jednak traktować je jak każdy inny system przetwarzający jej informacje — z jasno określonymi zasadami dostępu, odpowiedzialności i ochrony danych.
Jeżeli nie wiesz, z jakich narzędzi AI korzystają pracownicy i jakie dane mogą do nich trafiać, warto zacząć od przeglądu środowiska, kont i uprawnień. Exabytes może pomóc uporządkować zabezpieczenia i dobrać rozwiązania odpowiednie do infrastruktury firmy — możesz skontaktować się z Exabytes.
Najnowsze komentarze