W wielu małych i średnich firmach jedna osoba przez lata zajmuje się praktycznie całą informatyką. Zna serwery, routery, hasła administratorów, konfigurację Microsoft 365, sposób wykonywania backupu i historię wszystkich nietypowych rozwiązań.
Dopóki ta osoba jest dostępna, taki model może sprawiać wrażenie wygodnego i skutecznego. Problem pojawia się, gdy z dnia na dzień nie można się z nią skontaktować.
Firma powinna być przygotowana również na taki scenariusz. Nie chodzi o brak zaufania do informatyka, lecz o podstawową zasadę ciągłości działania: kluczowa wiedza techniczna i dostęp do infrastruktury nie powinny zależeć wyłącznie od jednej osoby.
Jeden informatyk może stać się pojedynczym punktem awarii
W informatyce często mówi się o eliminowaniu pojedynczych punktów awarii. Jeśli firma posiada tylko jedno łącze internetowe, jeden dysk z ważnymi danymi albo jeden serwer bez backupu, awaria tego elementu może zatrzymać całą organizację.
Podobny problem może dotyczyć ludzi.
Jeżeli tylko jedna osoba wie:
- jak zalogować się do serwera,
- gdzie znajduje się panel administracyjny domeny,
- kto obsługuje hosting,
- jak skonfigurowany jest firewall,
- gdzie przechowywane są kopie zapasowe,
- jak odtworzyć dane z backupu,
- kto ma dostęp administracyjny do Microsoft 365,
- jak skonfigurowany jest VPN,
- gdzie są licencje,
- jakie urządzenia znajdują się w sieci,
- z kim kontaktować się w sprawie poszczególnych usług,
to firma w praktyce uzależnia działanie części swojej infrastruktury od dostępności tej osoby.
Problem nie musi być widoczny przez wiele lat. Może ujawnić się dopiero podczas pierwszej poważnej awarii.
Co może się wydarzyć, gdy informatyk nagle przestanie być dostępny?
Sam brak informatyka nie musi oznaczać zatrzymania firmy. Jeżeli środowisko jest dobrze udokumentowane, a dostęp administracyjny odpowiednio zabezpieczony i przekazywalny, inny specjalista może przejąć obsługę.
Znacznie gorzej wygląda sytuacja, gdy dokumentacji nie ma.
Awaria serwera bez dostępu administracyjnego
Serwer przestaje odpowiadać, ale nikt poza dotychczasowym administratorem nie zna sposobu logowania albo hasła znajduje się tylko w jego prywatnym menedżerze haseł.
Nowy informatyk musi najpierw odzyskać dostęp, zanim w ogóle rozpocznie diagnostykę problemu.
Każda dodatkowa godzina oznacza wydłużenie przestoju.
Problem z firmową pocztą lub Microsoft 365
Podobny scenariusz może dotyczyć usług chmurowych.
Jeżeli jedyne konto z odpowiednimi uprawnieniami administracyjnymi jest powiązane z jedną osobą, jej brak może znacznie utrudnić zarządzanie środowiskiem.
Microsoft zaleca tworzenie awaryjnych kont administracyjnych przeznaczonych na sytuacje, w których standardowa ścieżka dostępu nie jest dostępna. W przypadku Microsoft Entra zalecane jest utrzymywanie co najmniej dwóch odpowiednio zabezpieczonych kont dostępu awaryjnego.
To pokazuje ważną zasadę: również producent usługi zakłada, że organizacja musi mieć alternatywną drogę administracyjną.
Nikt nie wie, czy backup rzeczywiście działa
Na pierwszy rzut oka wszystko może wyglądać poprawnie. System backupowy codziennie wykonuje kopię, a w panelu pojawia się informacja o zakończeniu zadania.
Po awarii pojawia się jednak pytanie:
kto wie, jak te dane odtworzyć?
Backup powinien być nie tylko wykonywany, ale również kontrolowany i okresowo testowany. Dokumentacja powinna określać między innymi, gdzie znajdują się kopie i jak wygląda procedura odtworzenia danych.
Brak dostępu do routera, firewalla lub VPN
Problemy z siecią należą do sytuacji, w których brak dokumentacji jest szczególnie odczuwalny.
Nowa osoba może nie wiedzieć:
- jakie adresy IP są używane,
- jak podzielona jest sieć,
- gdzie znajdują się urządzenia,
- jakie reguły działają na firewallu,
- jak skonfigurowany jest VPN,
- które urządzenie odpowiada za dostęp do internetu.
Zamiast diagnozować konkretną awarię, trzeba najpierw odtworzyć wiedzę o całej sieci.
Obsługa IT firmy nie powinna opierać się na wiedzy jednej osoby
Dobrze zorganizowana obsługa informatyczna firm powinna zakładać, że osoba zajmująca się danym systemem może czasowo lub trwale przestać być dostępna.
Nie oznacza to konieczności zatrudniania kilku administratorów.
W mniejszych organizacjach ważniejsze jest stworzenie mechanizmów pozwalających bezpiecznie przekazać odpowiedzialność innej osobie lub firmie IT.
Podstawą są trzy elementy:
- dokumentacja,
- kontrolowany dostęp administracyjny,
- możliwość zastępstwa.
Dokumentacja infrastruktury IT – co powinno się w niej znaleźć?
Dokumentacja nie musi być setkami stron skomplikowanych diagramów.
Powinna przede wszystkim umożliwić drugiemu specjaliście zrozumienie środowiska.
W zależności od firmy warto dokumentować między innymi:
- serwery fizyczne i wirtualne,
- systemy operacyjne,
- urządzenia sieciowe,
- routery i firewalle,
- punkty dostępowe Wi-Fi,
- adresację sieciową,
- VPN,
- domeny internetowe,
- DNS,
- hosting,
- Microsoft 365 lub Google Workspace,
- systemy ERP i CRM,
- backup,
- urządzenia NAS,
- oprogramowanie zabezpieczające,
- licencje,
- dostawców internetu i innych usług,
- kluczowe aplikacje wykorzystywane przez firmę.
Dokumentacja powinna być aktualizowana po istotnych zmianach.
Dokument sprzed kilku lat opisujący serwery, których już nie ma, daje tylko pozorne bezpieczeństwo.
Firma powinna posiadać kontrolę nad kluczowymi kontami
Osobnym problemem są konta administratorów.
Nie powinno dochodzić do sytuacji, w której wyłącznie zewnętrzny informatyk lub pojedynczy pracownik posiada dostęp do kluczowej usługi, a firma nie ma możliwości przejęcia nad nią kontroli.
Dotyczy to szczególnie:
- domen internetowych,
- hostingu,
- Microsoft 365,
- Google Workspace,
- serwerów,
- systemów backupowych,
- routerów i firewalli,
- usług chmurowych,
- systemów bezpieczeństwa.
Nie oznacza to również, że hasło administratora powinno znajdować się na kartce w biurku właściciela firmy.
Dostępy powinny być przechowywane w kontrolowany i bezpieczny sposób. Trzeba także ustalić, kto może z nich korzystać i w jakiej sytuacji.
Nie należy tworzyć jednego wspólnego konta administratora dla wszystkich
Ograniczenie zależności od jednej osoby nie powinno polegać na utworzeniu jednego konta admin, którego hasło znają wszyscy.
Taki model utrudnia ustalenie, kto wykonał określoną zmianę, i zwiększa ryzyko nieautoryzowanego użycia danych logowania.
Tam, gdzie system na to pozwala, administratorzy powinni korzystać z własnych kont.
Uprawnienia należy dobierać odpowiednio do wykonywanych zadań, a konta o najwyższych uprawnieniach dodatkowo zabezpieczać.
W przypadku odejścia pracownika lub zakończenia współpracy z dostawcą IT można wtedy wyłączyć konkretne konto bez konieczności zmieniania dostępu całemu zespołowi.
Warto przygotować procedurę awaryjnego przejęcia IT
Dobra procedura nie musi być skomplikowana.
Powinna odpowiadać na kilka podstawowych pytań:
Kto podejmuje decyzję o uruchomieniu procedury awaryjnej?
Gdzie znajduje się aktualna dokumentacja?
Jak uzyskać dostęp administracyjny do kluczowych systemów?
Kto może przejąć obsługę?
Z kim należy skontaktować się w przypadku awarii internetu, hostingu, serwera lub usługi chmurowej?
Jak sprawdzić backup i rozpocząć odtwarzanie danych?
Jakie systemy muszą zostać uruchomione w pierwszej kolejności?
Taka procedura może znacząco skrócić czas potrzebny na reakcję w sytuacji kryzysowej.
Audyt IT może ujawnić zależność od jednej osoby
Firmy często nie wiedzą, jak duża jest zależność od konkretnego administratora, dopóki nie próbują przekazać jego obowiązków komuś innemu.
Dlatego jednym ze sposobów sprawdzenia sytuacji jest audyt IT.
Podczas analizy infrastruktury można zweryfikować między innymi:
- jakie systemy działają w firmie,
- kto posiada do nich dostęp,
- czy istnieje aktualna dokumentacja,
- gdzie przechowywane są dane,
- jak realizowany jest backup,
- jakie elementy infrastruktury są krytyczne,
- czy istnieje możliwość awaryjnego dostępu administracyjnego.
Efektem nie powinno być wyłącznie wskazanie problemów technicznych. Równie ważne jest wykrycie sytuacji, w których działanie firmy zależy od wiedzy lub dostępu pojedynczej osoby.
Przykład: informatyk idzie na dłuższe zwolnienie
Wyobraźmy sobie firmę zatrudniającą 30 osób.
Jeden informatyk od kilku lat zajmuje się komputerami, serwerem, routerem, Microsoft 365 i backupem.
Pewnego dnia z przyczyn zdrowotnych przez kilka tygodni nie może pracować.
Jeżeli firma posiada aktualną dokumentację, własne konta administracyjne oraz kontakt do osoby lub zewnętrznego zespołu mogącego przejąć obsługę, sytuacja jest przede wszystkim zmianą organizacyjną.
Jeżeli jednak wszystkie hasła, konfiguracje i wiedza znajdują się wyłącznie u nieobecnego informatyka, nawet niewielka awaria może stać się poważnym problemem.
Przykład: administrator odchodzi z firmy
Inny scenariusz to odejście pracownika.
W dobrze przygotowanym środowisku można:
- przekazać dokumentację,
- zweryfikować konta,
- odebrać dotychczasowe uprawnienia,
- zmienić wymagane poświadczenia,
- przekazać zadania kolejnej osobie.
Znacznie trudniej jest wtedy, gdy dopiero ostatniego dnia pracy okazuje się, że administrator jest jedyną osobą posiadającą dostęp do domeny, serwera czy systemu backupowego.
Dlatego przekazanie wiedzy powinno być procesem ciągłym, a nie działaniem wykonywanym dopiero podczas zmiany pracownika.
Zewnętrzny dział IT może zapewnić zastępowalność
Jednym ze sposobów ograniczenia zależności od pojedynczej osoby jest współpraca z zespołem świadczącym outsourcing IT dla biznesu.
W takim modelu wiedza o środowisku może być dostępna dla zespołu technicznego, a obsługa nie musi zatrzymywać się z powodu urlopu, choroby czy nieobecności konkretnego administratora.
Nie oznacza to, że każda firma musi całkowicie rezygnować z własnego informatyka.
Często dobrze działa model mieszany: osoba wewnętrzna zajmuje się bieżącymi sprawami i zna potrzeby firmy, natomiast zewnętrzny zespół zapewnia dodatkowe kompetencje, dokumentację, zastępstwo oraz wsparcie w bardziej złożonych zadaniach.
Wnioski
Największym zagrożeniem nie jest sytuacja, w której informatyk bierze urlop, choruje albo zmienia pracę.
Problemem jest środowisko IT zaprojektowane w taki sposób, że bez tej konkretnej osoby nikt nie potrafi nim zarządzać.
Firma powinna regularnie sprawdzać:
- czy posiada aktualną dokumentację,
- czy wie, kto ma uprawnienia administracyjne,
- czy ma możliwość awaryjnego dostępu do kluczowych usług,
- czy backup można rzeczywiście odtworzyć,
- czy istnieje osoba lub zespół mogący przejąć obsługę,
- czy po odejściu administratora można szybko odebrać jego dostęp.
Podsumowanie
Dobrze zorganizowana obsługa IT firmy nie może zależeć wyłącznie od wiedzy jednej osoby. Informatyk może być bardzo doświadczony i pracować w organizacji przez wiele lat, ale firma nadal powinna posiadać dokumentację, kontrolę nad dostępami oraz procedurę zastępstwa.
Celem nie jest ograniczanie zaufania do administratora. Chodzi o ciągłość działania przedsiębiorstwa.
Najlepszym testem jest proste pytanie:
Czy gdyby osoba odpowiedzialna za IT od jutra była niedostępna przez miesiąc, inny specjalista byłby w stanie bezpiecznie przejąć środowisko?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie” albo „nie wiemy”, warto uporządkować ten obszar, zanim pojawi się rzeczywista awaria.
Najnowsze komentarze