Microsoft 365 może zastąpić lub uporządkować wiele usług wykorzystywanych na co dzień w firmie: pocztę elektroniczną, kalendarze, przechowywanie plików, współdzielenie dokumentów czy komunikację zespołową. Sam zakup licencji nie oznacza jednak, że organizacja jest gotowa do korzystania z chmury.
Wdrożenie Microsoft 365 powinno być zaplanowanym projektem migracyjnym, a nie jednorazową operacją polegającą na utworzeniu kont i przeniesieniu poczty. Trzeba ustalić, co jest obecnie wykorzystywane, jakie dane należy przenieść, kto potrzebuje dostępu do poszczególnych zasobów oraz jak przeprowadzić zmianę bez dezorganizowania pracy.
Poniżej przedstawiamy najważniejsze etapy takiego procesu.
Wdrożenie Microsoft 365 zaczyna się od analizy obecnego środowiska
Pierwszym etapem powinna być inwentaryzacja. Firma musi wiedzieć, co dokładnie będzie migrowane i kto korzysta z poszczególnych usług.
W praktyce warto zebrać informacje dotyczące:
- aktywnych użytkowników i ich adresów e-mail,
- wielkości skrzynek pocztowych,
- aliasów pocztowych,
- skrzynek współdzielonych,
- grup i list dystrybucyjnych,
- kalendarzy,
- urządzeń korzystających z poczty,
- domen i konfiguracji DNS,
- danych przechowywanych lokalnie,
- współdzielonych katalogów i dokumentów,
- używanych aplikacji oraz integracji z pocztą,
- obecnego sposobu uwierzytelniania użytkowników.
To również dobry moment na uporządkowanie kont. W wielu środowiskach przez lata pozostają nieużywane skrzynki byłych pracowników, stare aliasy czy grupy, których przeznaczenia nikt już nie pamięta.
Przenoszenie całego tego bałaganu do nowego środowiska nie rozwiązuje problemu. Jedynie przenosi go do chmury.
Jeżeli firma nie posiada aktualnej dokumentacji swojej infrastruktury, przed migracją pomocny może być audyt IT, obejmujący między innymi analizę kont, systemów, dostępów i obecnej konfiguracji środowiska.
Krok 1. Określenie zakresu migracji
Microsoft 365 to znacznie więcej niż poczta Exchange Online. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem prac należy ustalić, które elementy mają zostać wdrożone.
Projekt może obejmować między innymi:
- Exchange Online,
- Outlook,
- OneDrive,
- SharePoint,
- Microsoft Teams,
- aplikacje Microsoft 365,
- współdzielenie dokumentów,
- mechanizmy uwierzytelniania i ochrony kont.
Nie każda firma musi wdrażać wszystkie elementy jednocześnie. W niektórych przypadkach rozsądniejsza będzie migracja etapowa, np. rozpoczęcie od poczty i kont użytkowników, a następnie uporządkowanie współdzielenia dokumentów.
Microsoft wskazuje różne metody migracji poczty do Exchange Online, między innymi migracje IMAP oraz scenariusze cutover, staged i hybrydowe dla odpowiednich środowisk Exchange. Wybór sposobu migracji powinien więc zależeć od obecnej infrastruktury i skali organizacji. (Microsoft Learn)
Krok 2. Przygotowanie tenant Microsoft 365 i domeny
Kolejnym etapem jest przygotowanie środowiska Microsoft 365.
Administrator musi między innymi dodać i zweryfikować domenę należącą do firmy, przygotować konta użytkowników oraz odpowiednio przypisać licencje i usługi.
Szczególnej uwagi wymaga konfiguracja DNS. To właśnie rekordy DNS decydują między innymi o tym, gdzie trafia poczta dla firmowej domeny.
Podczas finalnego przełączenia poczty rekord MX zostaje skierowany na Microsoft 365. Microsoft zwraca uwagę, że zmiany DNS mogą wymagać czasu na propagację, dlatego powinny być uwzględnione w harmonogramie migracji. (Microsoft Learn)
Nie należy więc wykonywać takich zmian przypadkowo w środku dnia pracy.
Krok 3. Przygotowanie użytkowników i uprawnień
Migracja jest dobrą okazją do uporządkowania dostępu do firmowych zasobów.
Trzeba ustalić:
- kto powinien posiadać konto,
- jakie licencje są potrzebne poszczególnym osobom,
- kto powinien mieć uprawnienia administracyjne,
- kto korzysta ze skrzynek współdzielonych,
- jakie grupy powinny zostać utworzone,
- do jakich dokumentów i zasobów użytkownicy powinni mieć dostęp.
Nie należy automatycznie nadawać szerokich uprawnień wszystkim pracownikom tylko dlatego, że tak funkcjonowało stare środowisko.
Szczególnie ostrożnie trzeba traktować konta administracyjne. Konto wykorzystywane codziennie do poczty i pracy biurowej nie powinno bez potrzeby posiadać szerokich uprawnień administracyjnych.
Krok 4. Bezpieczeństwo przed rozpoczęciem właściwej migracji
Nowe środowisko powinno być zabezpieczone zanim zacznie być wykorzystywane produkcyjnie.
Jednym z podstawowych elementów jest uwierzytelnianie wieloskładnikowe. Samo hasło nie powinno być jedyną ochroną dostępu do firmowej poczty i dokumentów.
W zależności od posiadanych licencji oraz wymagań organizacji warto również przeanalizować:
- zasady dostępu do usług,
- role administracyjne,
- metody odzyskiwania dostępu,
- konfigurację urządzeń mobilnych,
- udostępnianie danych poza organizację,
- ochronę poczty,
- rejestrowanie zdarzeń i aktywności.
Bezpieczeństwo powinno być częścią projektu migracyjnego, a nie zadaniem pozostawionym „na później”.
Krok 5. Migracja pilotażowa
Jednym z najskuteczniejszych sposobów ograniczenia problemów jest przeprowadzenie pilotażu.
Zamiast natychmiast przenosić całą organizację, można wybrać niewielką grupę użytkowników reprezentujących różne sposoby pracy.
Pilotaż pozwala sprawdzić między innymi:
- czas przenoszenia danych,
- poprawność działania Outlooka,
- konfigurację urządzeń mobilnych,
- dostęp do kalendarzy,
- działanie skrzynek współdzielonych,
- kompatybilność używanych aplikacji,
- zachowanie istniejących integracji.
Microsoft podkreśla, że rzeczywista szybkość migracji może zależeć między innymi od ilości danych, wydajności środowiska źródłowego, dostępnej przepustowości sieci oraz mechanizmów ograniczających obciążenie usług. (Microsoft Learn)
Dlatego harmonogramu migracji nie należy budować wyłącznie na prostym założeniu: „mamy określoną liczbę skrzynek, więc przeniesienie zajmie kilka godzin”.
Krok 6. Właściwa migracja poczty i danych
Po zakończeniu pilotażu można rozpocząć migrację właściwą.
W zależności od środowiska użytkownicy mogą być przenoszeni jednocześnie albo partiami. Przy większej liczbie pracowników migracja etapowa ułatwia kontrolowanie procesu oraz obsługę ewentualnych problemów.
W tym czasie administrator powinien monitorować status migracji i sprawdzać, czy poszczególne skrzynki oraz dane zostały prawidłowo przeniesione.
Wdrożenie nie powinno ograniczać się do informacji, że narzędzie migracyjne zakończyło operację bez błędu. Trzeba również sprawdzić rezultat z punktu widzenia użytkownika.
Kompleksowe wdrożenie Microsoft 365 powinno więc obejmować zarówno przygotowanie środowiska, migrację, konfigurację usług, jak i uporządkowanie dostępu użytkowników.
Krok 7. Przełączenie poczty i kontrola działania
Moment przełączenia powinien mieć określone okno serwisowe oraz plan działania na wypadek problemów.
Po zmianie konfiguracji należy zweryfikować przynajmniej:
- odbieranie wiadomości z Internetu,
- wysyłanie wiadomości,
- komunikację wewnętrzną,
- aliasy,
- skrzynki współdzielone,
- listy i grupy,
- kalendarze,
- konfigurację Outlooka,
- urządzenia mobilne.
Nie należy również natychmiast usuwać starego środowiska tylko dlatego, że pierwsze testy zakończyły się powodzeniem. Najpierw trzeba potwierdzić kompletność danych i prawidłowe działanie usług.
Krok 8. Przygotowanie pracowników
Technicznie poprawna migracja może zostać odebrana jako nieudana, jeżeli użytkownicy nie wiedzą, co się zmieniło.
Przed przełączeniem warto przekazać pracownikom krótką informację obejmującą:
- termin migracji,
- przewidywane utrudnienia,
- sposób pierwszego logowania,
- zasady MFA,
- sposób konfiguracji telefonu,
- informację, gdzie zgłaszać problemy.
Nie potrzeba kilkudziesięciostronicowej instrukcji. Dla większości użytkowników znacznie przydatniejsza będzie krótka procedura odpowiadająca na kilka najczęstszych pytań.
Po migracji warto również zapewnić użytkownikom helpdesk. Stała obsługa informatyczna firm może objąć zarówno wsparcie pracowników, jak i dalsze zarządzanie środowiskiem Microsoft 365.
Przykład: migracja w małej firmie
Załóżmy, że firma korzysta ze starego hostingu pocztowego, posiada kilkadziesiąt kont oraz dokumenty przechowywane na komputerach i współdzielonych katalogach.
Zamiast jednego dużego przełączenia projekt można podzielić na etapy.
Najpierw wykonywana jest inwentaryzacja użytkowników, skrzynek i danych. Następnie przygotowywany jest Microsoft 365, domena, konta oraz zabezpieczenia. Kilku użytkowników zostaje objętych migracją pilotażową.
Dopiero po potwierdzeniu poprawnego działania rozpoczyna się migracja pozostałych kont. Po przełączeniu poczty administrator sprawdza przepływ wiadomości i konfigurację użytkowników, a pracownicy otrzymują wsparcie w pierwszych dniach pracy w nowym środowisku.
Takie podejście nie eliminuje wszystkich możliwych problemów, ale pozwala je wykrywać w kontrolowany sposób, zanim obejmą całą organizację.
Najczęstsze błędy podczas migracji do Microsoft 365
Problemy zwykle nie wynikają z samego Microsoft 365, ale z niedostatecznego przygotowania projektu.
Do typowych błędów należą:
- brak inwentaryzacji przed migracją,
- przenoszenie nieaktywnych kont i zbędnych danych,
- brak testowej migracji,
- nieprzygotowana konfiguracja DNS,
- brak harmonogramu przełączenia,
- nieuwzględnienie urządzeń mobilnych i aplikacji,
- pozostawienie konfiguracji bezpieczeństwa na później,
- brak instrukcji dla pracowników,
- brak wsparcia technicznego po migracji,
- zbyt szybkie wyłączenie starego środowiska.
Wnioski
Wdrożenie Microsoft 365 jest projektem technicznym i organizacyjnym. Trzeba jednocześnie zarządzać pocztą, danymi, kontami, uprawnieniami, konfiguracją DNS, bezpieczeństwem oraz komunikacją z pracownikami.
Najbezpieczniejszy model to: analiza środowiska, przygotowanie planu, konfiguracja Microsoft 365, zabezpieczenie kont, pilotaż, właściwa migracja, kontrola działania i wsparcie użytkowników.
Dzięki temu zmiana środowiska nie musi oznaczać nagłego przestoju ani serii problemów zgłaszanych przez pracowników.
Podsumowanie
Dobrze przygotowana migracja do Microsoft 365 zaczyna się znacznie wcześniej niż w momencie przenoszenia pierwszej skrzynki pocztowej. Kluczowe są aktualna wiedza o środowisku, właściwa metoda migracji, uporządkowane konta i uprawnienia, zabezpieczenia oraz testy.
Im bardziej krytyczna dla działalności firmy jest poczta i dostęp do dokumentów, tym większe znaczenie ma kontrolowane wdrożenie Microsoft 365 oraz przygotowanie scenariusza działania na wypadek problemów.
Jeżeli firma planuje migrację poczty i danych, ale nie ma pewności, jak przygotować tenant, użytkowników, DNS oraz harmonogram przełączenia, można skontaktować się z Exabytes i omówić zakres wdrożenia przed rozpoczęciem prac.
Najnowsze komentarze